一、預付賬款的概念

預付賬款是指企業(yè)按照購貨合同或勞務合同的規(guī)定，預先支付給供貨方或提供勞務方的款項。在日常核算中，有的企業(yè)由于主觀、客觀方面的原因錯用該科目或利用該科目隱瞞利潤、推遲納稅等，影響了企業(yè)財務信息的真實性。

二、預付賬款的法律規(guī)制

以上列舉了預付賬款在企業(yè)實際核算中可能發(fā)生錯誤的幾種形式，為了使企業(yè)提供的財務信息更加真實、可靠，規(guī)范預付賬款的使用，必須對企業(yè)的預付賬款加強管理。具體措施如下：

（1）是建立健全預付賬款的相關制度。一是建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作，供應部門負責預付賬款的清查催收工作。通過加強對預付賬款的管理，加速資金周轉，提高資金使用效益。二是建立預付賬款的控制制度。發(fā)生預付款項時必須簽訂合同，合同經(jīng)各有關部門會簽后，上交一份財務部備查。同時為了節(jié)約貨幣資金的支出，供應部門應按照經(jīng)部門主任、總會計師審批后的購貨合同的規(guī)定，辦理預付賬款支付手續(xù)，嚴格控制各種預付款項的額度。未簽訂購貨合同的業(yè)務不得發(fā)生預付賬款，外委工程不準發(fā)生預付賬款。三是建立預付賬款臺賬管理制度。財務部門應與客戶協(xié)商，要求客戶建立預付賬款臺賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負責人、經(jīng)辦人、目前對方的經(jīng)營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經(jīng)辦人等信息。對各種預付款項，應按照購貨協(xié)議或合同的規(guī)定，按單位或個人名稱、債務單位、個人或供應單位名稱設置有關的明細賬并詳細記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整的檔案。四是建立健全預付賬款清理責任制度。按照供貨合同或提供勞務合同的協(xié)議，指定專人做好結算和催收工作，制定工作計劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發(fā)生。供應部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間組織交貨，驗收入庫，并在7日內(nèi)報銷。如超過報銷期限，每天按預付金額的千分之三收取經(jīng)辦人資金占用費。財務部門對所發(fā)生的預付賬款如有確鑿證據(jù)表明其不符合預付賬款的性質，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收回所購貨物的，應將其轉入其他應收款。五是建立財務人員培訓制度。財務人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。

（2）是財務負責人和內(nèi)部審計部門應定期對“預付賬款”進行實質性測試。重點審查預付賬款支付的正確性、時效性和合法性，獲取或編制預付賬款明細表，復核加計正確，并與報表數(shù)、總賬數(shù)和明細賬合計數(shù)核對，同時請單位協(xié)助，在預付賬款明細表上標出截止檢查日已收到貨物并沖銷預付賬款的項目，抽查復核其真實性和正確性。