一、離職員工檔案的交接轉(zhuǎn)移

企業(yè)員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。

員工檔案由所在企業(yè)的(組織人事)職能機構(gòu)管理。企業(yè)員工檔案的管理機構(gòu)分為企業(yè)職能機構(gòu)管理、勞動行政部門代為保管、企業(yè)綜合檔案部門保存?！镀髽I(yè)職工檔案管理主作規(guī)定》第18條規(guī)定,“企業(yè)員工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應(yīng)由員工所在單位在∵個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。員工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。P根據(jù)這條規(guī)定,企業(yè)應(yīng)該向被裁員工“戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門”移交被裁員工的檔案。因為被裁員工的檔案管理部門應(yīng)為“戶口所在地的街道(組織人事)部門”,由戶口所在地的勞動(組織人事)部門負責(zé)被裁員工檔案的保管及日常管理工作。被裁員工實為失業(yè)人員,對他們的檔案管理,實際上就是對失業(yè)人員的檔案管理,因而還要依照有關(guān)失業(yè)人員管理的法規(guī)對企業(yè)被裁員工的檔案進行管理。

根據(jù)各地出臺的地方性法枧的規(guī)定,實際工作中的一般做法如下:(1)由縣級勞動行政管理部門接受企業(yè)移交來的被裁員工的檔案,在30日內(nèi)將該檔案轉(zhuǎn)人被裁員工(失業(yè)人員)戶口所在地檔案管理部門;(2)由縣級(含縣)以上中國共產(chǎn)黨黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的職業(yè)介紹服務(wù)所(中心)或者人才市場的從事代理機構(gòu)負責(zé)接受轉(zhuǎn)移或者保管本轄區(qū)內(nèi)的流動人員,包括企業(yè)被裁員工的人事檔案。

企業(yè)檔案管理部門可以根據(jù)政策規(guī)定讓被裁員工自己選擇檔案到底移到哪里。但是,絕不允許個人保管自己和他人人事檔案,其他任何單位都不得擅自管理被裁員工的人事檔案。

二、被裁員工檔案移交的注意事項

被裁員工檔案的移交轉(zhuǎn)遞必須注意以下事項: (1)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶; (2)對轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的基礎(chǔ)上登記,并密封包裝; (3)對轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出;(4)接受單位收到檔案經(jīng)核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即返回。逾期一個月,轉(zhuǎn)出企業(yè)未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問,以防丟失。

企業(yè)在向被裁員工檔案管理部門移交被裁員工檔案時,應(yīng)該嚴格審查、整理并提供以下各項檔案材料:(1)各種履歷材料;(2)自傳材料;(3)政審方面的材料,包括歷次運動檢查總結(jié),參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;(4)鑒定,包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績7審批等材料；(5)獎懲材料; (一)招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國等材料;(7)證明材料,包括解雇證明書、工會關(guān)系介紹信、獨生子女證明、行政介紹信等;(8)其他可供組織參考的材料等。

凡不符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及有關(guān)法規(guī)要求的、人事檔案材料不全的,企業(yè)要負責(zé)搜集整理齊全或作必要的說明。

企業(yè)辦理員工離職手續(xù)時還應(yīng)為其辦理好社會燼險轉(zhuǎn)移手續(xù)。員工調(diào)轉(zhuǎn)時,調(diào)出企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)移其歷年基本養(yǎng)老保險個八賬戶對賬單或臺賬,同時填寫《企業(yè)員工基本養(yǎng)老保險基金轉(zhuǎn)移清單》。調(diào)人地經(jīng)核查,應(yīng)依據(jù)調(diào)出地區(qū)(部門)規(guī)定的養(yǎng)老金計發(fā)辦法,做好養(yǎng)老保險關(guān)系的銜接和個人賬戶的重新設(shè)置及連續(xù)計息工作。